Dal 1° gennaio 2026 il sistema dei controlli dell’Agenzia delle Entrate sui pagamenti elettronici cambia in maniera piuttosto radicale. Da un lato si rafforza la base informativa, grazie alle nuove regole di trasmissione dei dati POS da parte degli operatori finanziari. Dall’altro entra a regime l’obbligo, per chi memorizza i corrispettivi con registratore telematico, di collegare ogni strumento di pagamento elettronico (POS fisico, virtuale, app, gateway online) al proprio RT.

Su questo doppio binario si innesta, puntualissimo, l’invio massivo di lettere di compliance agli esercenti che risultano non in linea rispetto al nuovo assetto. 

Nuovi controlli del Fisco

Già da alcuni anni i controlli sui POS si fondano sulle comunicazioni mensili inviate dagli operatori finanziari all’Agenzia: per ogni esercente vengono trasmessi numero e importo delle transazioni elettroniche, distinte per giornata. 

Con il provvedimento n. 142285 del 21/3/25 l’Agenzia ha aggiornato radicalmente questo sistema, sostituendo PagoPA con il Sistema di Interscambio SDI come canale unico di trasmissione dei dati POS.

Ora vanno inviati, oltre ai dati economici, una serie di informazioni di dettaglio: codice fiscale dell’esercente, codice contratto, identificativo univoco del POS, natura dell’operazione, numero giornaliero delle transazioni, ecc. 

Il provvedimento introduce anche la “fotografia di consistenza”: ogni anno l’Agenzia restituisce agli operatori una vista riepilogativa delle comunicazioni effettuate, per consentire di intercettare e correggere eventuali anomalie. L’impianto sanzionatorio resta quello già previsto dall’art. 10, comma 1-ter, D.Lgs. 471/1997. 

Su questi flussi si innesta la disciplina delle lettere di compliance, definita dal provvedimento n. 35265 del 3/10/23: le comunicazioni vengono inviate quando emergono scostamenti fra importi complessivi delle transazioni elettroniche comunicate dagli operatori finanziari e corrispettivi telematici e fatture elettroniche trasmessi dall’esercente.

Le lettere consentono al contribuente di sanare tramite ravvedimento operoso o di fornire chiarimenti, nell’ottica dell’adempimento collaborativo. Questo almeno sulla carta. Ma, come ben sappiamo, rappresentano una scocciatura decisamente fastidiosa per tutti.

Da gennaio 2026 l’Agenzia invierà migliaia di lettere di compliance agli esercenti che non risultano in regola con il nuovo obbligo di collegamento tra POS e registratore di cassa telematico. 

Le lettere sono a tutti gli effetti avvisi bonari: segnalano l’anomalia (POS non associato ad alcun RT, o flussi POS incoerenti rispetto ai corrispettivi) e invitano a regolarizzare oppure a spiegare le ragioni dello scostamento. È un passaggio preliminare rispetto all’accertamento vero e proprio, ma ignorarlo - attenzione - significa come sempre esporsi sia alle sanzioni sui corrispettivi telematici sia, nei casi più gravi, alla sospensione dell’attività. 

Un punto delicato riguarda le attività che, per legge, non sono tenute ad avere un registratore di cassa, o lo usano solo per una parte delle operazioni. Tra i casi tipicamente citati rientrano tabaccai, edicole, sale giochi e scommesse: per questi soggetti il POS non può essere associato a un RT per una quota significativa degli incassi - ad esempio, vendita di sigarette o valori bollati - generando, sul piano statistico, apparenti anomalie. In queste ipotesi la lettera dovrà essere gestita spiegando il quadro normativo di esonero, preferibilmente tramite il canale Civis. 

Obbligo di collegare POS e registratore telematico: chi è coinvolto

L’obbligo nasce dall’art. 1, commi 74 e 77, della Legge di Bilancio 2025 (attuato dal provvedimento direttoriale n. 424470 del 31/10/2025). Il provvedimento chiarisce che, dal 1° gennaio 2026 sono tenuti al collegamento tutti gli esercenti obbligati alla memorizzazione elettronica e trasmissione telematica dei corrispettivi ai sensi del D.Lgs. 127/2015, che accettano pagamenti elettronici (POS, app, terminali virtuali, sistemi di incasso online). 

In termini pratici, rientrano nell’obbligo:

- commercio al minuto e attività assimilate: negozi, bar, ristoranti, artigiani con vendita al dettaglio, ecc.

- altri soggetti che, pur non essendo retail in senso stretto, utilizzano registratori telematici o software RT riconosciuti dall’Agenzia.

Sono esclusi dall’obbligo di collegamento invece:

- i soggetti che non sono tenuti ai corrispettivi telematici (ad es. chi certifica sempre con fattura elettronica e non utilizza RT)

- le attività espressamente esonerate dall’obbligo di registratore di cassa o che lo utilizzano solo per determinate tipologie di operazioni, come tabaccai ed edicolanti per le vendite soggette a regimi speciali. 

Resta fermo che, anche per i soggetti esclusi dall’abbinamento POS–RT, i dati POS trasmessi dagli operatori finanziari continuano a costituire base di analisi per i controlli di coerenza con i ricavi dichiarati.

Come si effettua il collegamento POS–RT e quando

Per il collegamento niente panico, non servono cavi o nuovi dispositivi, non è richiesto alcun cablaggio o integrazione hardware fra POS e registratore: l'"accoppiamento" avviene in modo puramente telematico.

L’obbligo si esaurisce in una procedura online da effettuare nel portale dell’Agenzia delle Entrate, sezione “Fatture e Corrispettivi”. 

La procedura standard è questa:

1. accesso all’area riservata tramite SPID, CNS, CIE o credenziali Entratel/Fisconline direttamente dall’esercente o tramite intermediario delegato (delega unica)

2. selezione del servizio dedicato: “Accreditamento e censimento dispositivi” o analoga voce resa disponibile nell’area “Fatture e Corrispettivi”

3. censimento dei dispositivi: inserimento dell’identificativo univoco del POS (fisico o virtuale) comunicato dall’operatore finanziario, indicazione dell’identificativo del registratore telematico (o software RT) già censito e della unità locale in cui i dispositivi sono utilizzati

4. conferma e memorizzazione: verifica dei dati e conferma dell’abbinamento, e possibilità di consultare, modificare o revocare le associazioni da apposita funzionalità di riepilogo.

Per chi utilizza la procedura web “Documento commerciale online” al posto del RT fisico, l’associazione POS-strumento di certificazione avviene all’interno della stessa interfaccia semplificata. 

Scadenze 

Se il POS è già in uso al 1° gennaio 2026, il servizio web per l’abbinamento sarà reso disponibile nei primi giorni di marzo 2026. Da questa data decorrono 45 giorni per completare l’associazione di tutti gli strumenti di pagamento elettronico utilizzati dal 1° gennaio 2026.

Per i POS attivati dopo il 31 gennaio 2026, il collegamento deve essere effettuato dal 6° giorno del secondo mese successivo alla data di attivazione del POS, e concluso entro l’ultimo giorno lavorativo dello stesso mese (occhio che il sabato è considerato non lavorativo).

Esempio tipico: POS attivato il 1° febbraio 2026 → finestra utile per l’abbinamento: 6–30 aprile 2026.

Le stesse regole temporali si applicano anche in caso di sostituzione di un POS o di un registratore telematico.

Sanzioni

Il mancato rispetto degli obblighi di memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi, inclusi, dal 2026, quelli relativi ai pagamenti elettronici, viene sanzionato.

Per mancata, tardiva, incompleta o non veritiera trasmissione dei dati, scatta una sanzione proporzionale pari al 70% dell’imponibile, oppure, nei casi in cui l’errore non incide sulla liquidazione IVA, una sanzione fissa di 100 euro per ciascuna trasmissione, con tetto di 1.000 euro per trimestre.

In caso di omessa installazione del registratore telematico, arriva una sanzione da 1.000 a 4.000 euro, applicabile, secondo il richiamo della Legge di Bilancio 2025, anche al mancato collegamento tra RT e dispositivi per i pagamenti elettronici.

A queste si aggiungono le multe accessorie: in presenza di reiterate violazioni, 4 in 5 anni, può essere disposta la sospensione della licenza o autorizzazione all’esercizio per un periodo da tre giorni a tre mesi, a seconda della gravità. 

Esempio 1 - Negozio di abbigliamento con due POS. Un negozio di abbigliamento utilizza un registratore telematico e due strumenti di pagamento elettronico: un POS “tradizionale” da banco e un POS mobile su smartphone per le vendite fuori sede.

A marzo 2026 l’esercente (o il commercialista delegato) accede all’area “Fatture e Corrispettivi” e associa entrambi gli identificativi POS al medesimo RT, indicando l’unità locale del punto vendita. Se dimentica di censire il POS mobile, l’Agenzia rileverà flussi di incasso elettronico non collegati ad alcun RT, con possibile invio di lettera di compliance e, in caso di mancata regolarizzazione, applicazione delle sanzioni sui corrispettivi telematici.

Esempio 2 - Tabaccheria con POS e regime speciale

Una rivendita di tabacchi incassa tramite POS sia corrispettivi per generi di monopolio e valori bollati (operazioni per cui non è previsto scontrino fiscale “classico”), sia vendite accessorie (articoli da regalo, ricariche non tutelate da regime speciale), per le quali può utilizzare un RT.

Per la parte coperta da regimi speciali il POS non è associabile a un registratore di cassa “ordinario”; è quindi probabile che emerga un disallineamento tra flussi POS complessivi e corrispettivi telematici. Se arriva la lettera di compliance, il consulente dovrà documentare, tramite Civis, che una quota delle transazioni riguarda operazioni escluse dall’obbligo di scontrino/RT, richiamando il relativo quadro normativo.

Esempio 3 - Artigiano con Documento commerciale online e POS virtuale

Un artigiano (ad esempio un riparatore che lavora prevalentemente su appuntamento) non possiede un RT fisico, ma utilizza la procedura web “Documento commerciale online” per i corrispettivi e un POS virtuale collegato al proprio sito per incassi con carta.

Dal 1° gennaio 2026 dovrà, entro i termini, accedere alla procedura e associare l’identificativo del POS virtuale allo strumento di certificazione utilizzato (la procedura web stessa). In caso di omissione, i flussi POS trasmessi dagli operatori finanziari risulteranno privi di collegamento, con rischio di lettera di compliance e di applicazione della sanzione fissa per trasmissione non corretta dei corrispettivi.